Palvelun tietosuojaseloste
1. Kuka käsittelee tietojasi
Meteriot Oy (Y-tunnus 3246440-8)
Kisatie 30, 87250 Kajaani
Sähköposti: info@meteriot.fi (myös tietosuoja-asiat)
Meteriotin rooli riippuu siitä, kenen tietoja on kyse:
| Tiedot | Meteriotin rooli | Rekisterinpitäjä |
|---|---|---|
| Käyttäjätili, kirjautuminen, palvelun tietoturva- ja tukiloki | Rekisterinpitäjä | Meteriot Oy |
| Henkilökohtaiset kortit ("Omat kortit", henkilökohtainen tila) | Rekisterinpitäjä | Meteriot Oy |
| Asiakasorganisaation tiedot ja laskutus (yrityksen tiedot, yhteyshenkilö) | Rekisterinpitäjä | Meteriot Oy |
| Työnantajan tallentamat tiedot työntekijöistä: jäsenyys ja rooli, yksiköt, työnantajan kortit, käyttöluvat ja niiden historia, raportit | Henkilötietojen käsittelijä | Työnantaja eli asiakasorganisaatio |
Kun työnantajasi käyttää palvelua, hän päättää, mitä tietoja sinusta tallennetaan ja miksi. Meteriot käsittelee niitä työnantajan lukuun käsittelysopimuksen mukaisesti. Pyydä näitä tietoja koskevat tarkastukset ja korjaukset ensisijaisesti työnantajaltasi. Jos otat yhteyttä meihin, välitämme pyynnön työnantajalle.
2. Mitä tietoja käsitellään
| Tieto | Sisältö | Mistä saadaan |
|---|---|---|
| Käyttäjätili | Nimi, sähköposti, kirjautumistapa (sähköposti ja salasana tai Google-tili), tilin luonti- ja kirjautumisajat, sähköpostin vahvistustila. Salasanaa ei tallenneta selkokielisenä. | Sinulta; Google-kirjautumisessa Googlelta nimi ja sähköposti |
| Jäsenyys | Organisaatio, rooli (omistaja, ylläpitäjä, jäsen, katselija), yksiköt, mahdollinen valvova lukuoikeus, nimi ja sähköposti jäsenlistaa varten | Kutsun lähettäjältä ja sinulta kutsun hyväksyessäsi |
| Kutsut | Kutsutun sähköposti, rooli, yksiköt, voimassaolo | Kutsun lähettäjältä |
| Työnantajan kortit (Korttirekisteri) | Korttityyppi (esim. työturvallisuuskortti, henkilönostinkortti), kortin numero, voimassaolo, lisätiedot, muistutusasetukset, esihenkilö | Työnantajalta |
| Käyttöluvat ja perehdytys (esim. Telinekortti) | Laitetyypit, joihin lupa on annettu, voimassaolo, luvan antaja, perehdytyksen päivä ja perehdyttäjä, luvan myöntö- ja peruutushistoria | Työnantajalta |
| Raportit (esim. nostimen käyttöönottokuittaus, kun moduuli otetaan käyttöön) | Kuittaajan nimi, aika, laite, vastaukset ja havaitut puutteet | Sinulta ja työnantajalta |
| Henkilökohtaiset kortit | Kortin nimi, voimassaolo ja vapaaehtoiset lisätiedot. Kortin numeroa ei tallenneta. | Sinulta |
| Yrityksen tiedot | Y-tunnus, nimi, osoite, yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin, laskutustiedot | Organisaation omistajalta |
| Muutosloki (audit-loki) | Kuka teki muutoksen, milloin, mihin tietoon, ja muutettu tieto ennen ja jälkeen. Kirjataan, kun Meteriotin tuki muuttaa asiakkaan tietoja. | Syntyy palvelun käytöstä |
| Tekniset tiedot | IP-osoite, selain ja laite kirjautumisen ja palvelun toimittamisen yhteydessä (palveluntarjoajien lokit) | Selaimeltasi |
Älä tallenna palveluun arkaluonteisia tietoja (esim. terveystiedot) tai henkilötunnusta, passin tai henkilökortin numeroa. Lomakkeiden ohjeet muistuttavat tästä.
3. Miksi tietoja käsitellään ja millä perusteella
| Tarkoitus | Peruste |
|---|---|
| Käyttäjätilin luonti, kirjautuminen ja palvelun tarjoaminen sinulle (myös henkilökohtaiset kortit ja niiden muistutukset) | Sopimus (käyttöehdot), EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 art. 1 kohdan b alakohta |
| Palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen, tuki ja muutosten jäljitettävyys (audit-loki) | Oikeutettu etu: palvelun ja asiakkaiden tietojen suojaaminen, 6 art. 1 kohdan f alakohta |
| Asiakassuhde ja laskutus | Sopimus ja kirjanpitolaki |
| Työnantajan tallentamat tiedot | Työnantaja rekisterinpitäjänä määrittää perusteen, tyypillisesti lakisääteiset velvoitteet (esim. työturvallisuuslaki ja valtioneuvoston asetus 403/2008 kirjallisesta käyttöluvasta) tai työsuhde. Meteriot käsittelee tietoja vain työnantajan ohjeiden mukaan. |
Emme käytä tietoja markkinointiin, profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon emmekä myy tai luovuta niitä eteenpäin.
4. Kuka näkee tiedot
- Sinä näet omat tietosi, työnantajan sinulle merkitsemät kortit ja luvat sekä henkilökohtaiset korttisi.
- Organisaation omistaja ja ylläpitäjä näkevät jäsenet sekä kortit ja luvat omassa vastuualueessaan (koko organisaatio tai rajatut yksiköt). Valvova lukija näkee samat tiedot, mutta ei voi muuttaa niitä. Jäsen ja katselija eivät näe muiden jäsenten tietoja.
- Meteriotin tuki (nimetyt Meteriotin työntekijät) näkee asiakasorganisaation tiedot tukitilanteissa ja voi korjata niitä. Jokainen tuen tekemä muutos kirjataan muutoslokiin. Tiedon katselua ei kirjata erikseen.
- Henkilökohtaiset kortit näet vain sinä. Työnantajasi ja Meteriotin tuki eivät näe niitä, ja palvelun käyttöoikeussäännöt estävät pääsyn myös teknisesti. Tuki voi nähdä korteista enintään lukumäärän kaltaisia koostetietoja, ei sisältöä. Jos tämä joskus muuttuu, päivitämme selosteen ja ilmoitamme siitä etukäteen.
5. Käsittelijät ja tietojen sijainti
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| Google Ireland Limited (Firebase) ja Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud -palvelut, kuten Cloud Firestore), molemmat Dublin, Irlanti. Alikäsittelijänä Google LLC (Yhdysvallat). | Tietokanta (Cloud Firestore), kirjautuminen (Firebase Authentication), sivujen jakelu (Firebase Hosting), vahvistus- ja salasanaviestit | Tietokanta Suomessa (alue europe-north1). Kirjautuminen ja sivujen jakelu ovat Googlen maailmanlaajuisia palveluita, joten tilitietoja ja teknisiä tietoja voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella. |
| GitHub, Inc. (Microsoft) | Ajastetut taustatyöt, kuten korttien vanhenemismuistutukset ja säilytysajan mukaiset poistot | Yhdysvallat. Tietoja käsitellään vain ajon aikana, niitä ei tallenneta GitHubiin. |
| Google Fonts | Fonttien lataus; selaimesi IP-osoite välittyy Googlelle | Maailmanlaajuinen |
Siirrot EU:n ulkopuolelle perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), jonka piiriin Google ja GitHub ovat sertifioituneet, sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin, jotka sisältyvät Firebasen käsittelyehtoihin (Firebase Data Processing and Security Terms) ja GitHubin käsittelysopimukseen.
Jos kirjaudut Google-tilillä, Google käsittelee kirjautumista koskevia tietoja myös omana rekisterinpitäjänään Googlen tietosuojakäytännön mukaisesti.
Kun kutsut henkilön organisaatioon, kutsuviesti lähetetään omasta sähköpostiohjelmastasi. Meteriot ei lähetä kutsuviestejä eikä näe niiden sisältöä.
6. Kuinka kauan tietoja säilytetään
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Tili, jonka sähköpostia ei ole vahvistettu | 30 päivää luonnista |
| Tili ilman organisaatiojäsenyyttä ja tallennettuja tietoja | 24 kuukautta viimeisestä kirjautumisesta |
| Tili, jolla on henkilökohtaisia kortteja | 24 kuukautta viimeisestä kirjautumisesta, minkä jälkeen poisto käsitellään erikseen ja sinulle ilmoitetaan ensin |
| Kutsut (vanhentuneet, perutut ja hyväksytyt) | 90 päivää voimassaolon päättymisestä |
| Organisaatio, jota ei ole tarkistettu eikä otettu maksulliseen käyttöön | 6 kuukautta viimeisestä muutoksesta |
| Työnantajan kortit henkilöstä, joka on poistettu (esim. työsuhde päättyi) | 12 kuukautta poistosta |
| Poistettu käyttölupa | 12 kuukautta poistosta. Luvan historia säilyy raporttina. |
| Raportit (kuittaukset, käyttölupien historia) | Niin kauan kuin organisaatio on olemassa |
| Organisaation tiedot tilauksen päätyttyä | 12 kuukautta. Asiakas voi viedä tietonsa ennen poistoa. |
| Muutosloki | 24 kuukautta |
| Varmuuskopiot | 30 päivää (rullaava). Poistettu tieto häviää myös kopioista 30 päivässä. |
| Kirjanpitoon liittyvät tiedot | Kirjanpitolain mukaan |
Poistot tekee automaattinen siivoustyö. Työnantaja voi poistaa tai pyytää poistamaan tallentamiaan tietoja aiemminkin.
7. Tietojen suojaus
- Yhteydet on salattu (HTTPS), ja tietokanta on salattu levyllä.
- Pääsy tietoihin tarkistetaan palvelimella jokaisessa pyynnössä organisaation, roolin ja yksikön mukaan. Henkilökohtaiset kortit on erotettu omaan tilaansa.
- Tiedot poistetaan ensin palautettaviksi (esim. vahingossa poistettu henkilö voidaan palauttaa) ja lopullisesti säilytysajan jälkeen.
- Meteriotin tuki kirjautuu Google-tilillä, jossa on kaksivaiheinen tunnistautuminen, ja tuen muutokset kirjataan muutoslokiin.
8. Selaimeen tallennettavat tiedot
Palvelu tallentaa selaimeesi kirjautumistiedon (jotta pysyt kirjautuneena) ja käyttöliittymän asetuksia, kuten sivupalkin tilan. Palvelu ei käytä mainos- tai seurantaevästeitä eikä analytiikkatyökaluja. Jos analytiikka otetaan käyttöön, kerromme siitä tässä ennen käyttöönottoa.
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
- saada itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)
Omat tilisi ja henkilökohtaisten korttiesi tiedot voit useimmiten tarkastaa ja korjata palvelussa itse. Muuten lähetä pyyntö osoitteeseen info@meteriot.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Työnantajasi tallentamia tietoja koskevat pyynnöt käsittelee työnantaja (ks. kohta 1).
Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi.
10. Muutokset
Päivitämme selostetta, kun palvelu muuttuu. Olennaisista muutoksista ilmoitamme palvelussa tai sähköpostilla ennen muutoksen voimaantuloa. Päivityspäivä näkyy sivun alussa.
Katso myös käyttöehdot ja asiakkaille tarkoitettu käsittelysopimuksen pohja.