Henkilötietojen käsittelysopimus
1. Osapuolet
Rekisterinpitäjä: asiakas eli organisaatio, joka käyttää Meteriot-palvelua [nimi, Y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö].
Käsittelijä: Meteriot Oy (Y-tunnus 3246440-8), Kisatie 30, 87250 Kajaani, info@meteriot.fi.
2. Tarkoitus ja soveltaminen
Käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, kun se tuottaa rekisterinpitäjälle Meteriot-palvelua. Käsittelyn kuvaus on liitteessä 1. Sopimus on voimassa niin kauan kuin käsittelijä käsittelee rekisterinpitäjän henkilötietoja, myös palvelusopimuksen päättymisen jälkeen kohdan 10 mukaisesti.
Sopimus ei koske tietoja, joiden rekisterinpitäjä käsittelijä itse on: käyttäjätilit, käyttäjien henkilökohtaiset kortit sekä asiakassuhteen ja laskutuksen tiedot (palvelun tietosuojaseloste).
3. Rekisterinpitäjän velvollisuudet
- Rekisterinpitäjä vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta, käsittelyperusteesta ja rekisteröityjen informoinnista.
- Rekisterinpitäjä ei tallenna palveluun arkaluonteisia henkilötietoja (tietosuoja-asetuksen 9 artikla), henkilötunnuksia eikä tietoja, joita palvelu ei ole tarkoitettu käsittelemään.
- Rekisterinpitäjä vastaa käyttäjiensä rooleista ja pääsyoikeuksista palvelussa.
4. Käsittelijän velvollisuudet
- Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Ohjeet muodostuvat tästä sopimuksesta, käyttöehdoista ja palvelun käytöstä (rekisterinpitäjän käyttäjien palvelussa tekemät toimet). Käsittelijä ilmoittaa, jos se katsoo ohjeen olevan lainvastainen.
- Käsittelijä ei käytä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa. Käsittelijä saa käsitellä tietoja palvelun tuen, ylläpidon ja tietoturvan vaatimassa laajuudessa sekä koostaa tunnisteettomia tilastoja palvelun käytöstä.
- Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
- Käsittelijä toteuttaa liitteen 2 mukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet (tietosuoja-asetuksen 32 artikla).
5. Tukipääsy
Käsittelijän nimetyt työntekijät voivat tukitilassa lukea rekisterinpitäjän tietoja ja korjata niitä rekisterinpitäjän pyynnöstä tai palvelun virheen korjaamiseksi. Jokainen tukitilassa tehty muutos kirjataan muutoslokiin (kuka, milloin, mitä ennen ja jälkeen). Lukemista ei kirjata erikseen, koska palvelun tietokanta ei voi pakottaa lukemisen kirjaamista.
Tukipääsy ei koske käyttäjien henkilökohtaisia kortteja. Niihin käsittelijällä ei ole pääsyä palvelun kautta.
6. Alihankkijat
- Rekisterinpitäjä antaa yleisen luvan käyttää liitteessä 3 lueteltuja alihankkijoita.
- Käsittelijä ilmoittaa uusista tai vaihtuvista alihankkijoista vähintään 30 päivää etukäteen. Rekisterinpitäjä voi vastustaa muutosta perustellusta syystä. Jos osapuolet eivät pääse sopuun, rekisterinpitäjä voi päättää palvelun käytön ennen muutosta.
- Käsittelijä sitoo alihankkijat vähintään tätä sopimusta vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta.
7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietokanta sijaitsee Suomessa. Alihankkijat voivat käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella liitteen 3 mukaisesti. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Käsittelijä auttaa rekisterinpitäjää vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin. Suurimman osan tiedoista rekisterinpitäjä voi tarkastaa, korjata, viedä ja poistaa palvelussa itse. Jos pyyntö tulee käsittelijälle, se välitetään rekisterinpitäjälle viipymättä, eikä käsittelijä vastaa siihen itse ilman rekisterinpitäjän ohjetta.
9. Tietoturvaloukkaukset
Käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 24 tunnin kuluessa siitä, kun se on havainnut loukkauksen. Ilmoituksessa kerrotaan tiedossa olevat seikat: loukkauksen luonne, rekisteröityjen ja tietojen ryhmät ja arvioitu määrä, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut ja ehdotetut toimet. Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää ilmoituksessa valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.
Lisäksi käsittelijä tekee omat viranomaisilmoituksensa niitä koskevien säädösten mukaisesti. Jos palveluun kohdistuu tiettävästi hyökkäys, joka on ilmoitettava EU:n kyberkestävyyssäädöksen (EU) 2024/2847 nojalla, ilmoitus tehdään ENISAn keskitetyn ilmoitusalustan (CRA Single Reporting Platform) kautta.
10. Sopimuksen päättyminen, tietojen palautus ja poisto
- Palvelusopimuksen päätyttyä käsittelijä säilyttää tiedot 12 kuukautta, jotta rekisterinpitäjä voi viedä ne tai palata palveluun, ja poistaa ne sen jälkeen.
- Rekisterinpitäjä voi milloin tahansa pyytää tietojen palauttamista koneluettavassa muodossa tai niiden poistamista aiemmin. Käsittelijä toteuttaa pyynnön 30 päivän kuluessa.
- Poistettu tieto häviää varmuuskopioista 30 päivän kuluessa. Käsittelijä saa säilyttää tietoja vain, jos laki sitä vaatii.
- Muut palvelun säilytysajat (esim. poistetun henkilön kortit 12 kuukautta) on lueteltu liitteessä 1.
11. Avustaminen ja auditointi
- Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää vaikutustenarvioinnissa ja ennakkokuulemisessa käsittelyn luonteen ja käytettävissä olevien tietojen perusteella.
- Käsittelijä antaa rekisterinpitäjälle tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen. Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama riippumaton tarkastaja voi auditoida käsittelyn kerran vuodessa 30 päivän ennakkoilmoituksella. Kumpikin osapuoli vastaa omista kustannuksistaan, ellei auditointi paljasta olennaista sopimusrikkomusta.
12. Vastuu
Vastuu määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaan. Osapuolten välisessä suhteessa sovelletaan käyttöehtojen vastuunrajauksia myös tietosuojaan liittyviin vahinkoihin. Rajoitukset eivät rajoita rekisteröityjen oikeuksia.
13. Etusijajärjestys
Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, sovelletaan tätä sopimusta.
Liite 1: Käsittelyn kuvaus
| Käsittelyn luonne | Tallennus, säilytys, järjestäminen, haku, näyttäminen, muistutusten lähettäminen, vienti ja poisto pilvipalvelussa |
|---|---|
| Tarkoitus | Työntekijöiden pätevyyksien ja korttien seuranta, työvälineiden käyttölupien ja perehdytysten hallinta, tarkastusten ja kuittausten kirjaaminen |
| Rekisteröidyt | Rekisterinpitäjän työntekijät, aliurakoitsijoiden ja vuokratyöyritysten työntekijät sekä muut henkilöt, jotka rekisterinpitäjä lisää palveluun |
| Henkilötiedot | Nimi, sähköposti, rooli ja yksiköt organisaatiossa, esihenkilö; työnantajan kortit (tyyppi, numero, voimassaolo, lisätiedot); käyttöluvat (laitetyypit, voimassaolo, myöntäjä, perehdytys, historia); kuittaukset ja raportit; muutosloki |
| Arkaluonteiset tiedot | Ei käsitellä |
| Kesto | Palvelusopimuksen voimassaolo ja kohdan 10 säilytysaika |
| Säilytysajat | Kutsut 90 päivää voimassaolon päättymisestä. Poistetun henkilön työnantajan kortit 12 kuukautta poistosta. Poistettu käyttölupa 12 kuukautta poistosta, historia säilyy raporttina. Raportit niin kauan kuin organisaatio on olemassa. Muutosloki 24 kuukautta. Varmuuskopiot 30 päivää. Kaikki tiedot 12 kuukautta palvelusopimuksen päättymisestä. |
Liite 2: Tekniset ja organisatoriset suojatoimet
- Salaus: yhteydet HTTPS/TLS, tietokanta salattu levyllä (Google Cloud).
- Pääsynhallinta: tietokannan käyttöoikeussäännöt tarkistavat jokaisen pyynnön organisaation, roolin ja yksikön mukaan palvelimella. Säännöt testataan automaattisesti ennen jokaista julkaisua.
- Roolit: vain omistaja muuttaa rooleja; jäsen ja katselija eivät näe muiden jäsenten tietoja; yksikköön rajattu ylläpitäjä näkee vain oman yksikköpuunsa.
- Erottelu: organisaatioiden tiedot on eroteltu toisistaan, ja käyttäjien henkilökohtaiset kortit omaan tilaansa, johon työnantajalla ja käsittelijän tuella ei ole pääsyä.
- Kirjaaminen: käsittelijän tuen muutokset kirjataan muutoslokiin samassa tapahtumassa kuin muutos (tietokanta hylkää kirjaamattoman muutoksen).
- Poistot: tiedot poistetaan ensin palautettaviksi ja lopullisesti säilytysajan jälkeen automaattisella siivoustyöllä, josta jää lokimerkintä ilman tietojen sisältöä.
- Tunnistautuminen: sähköpostin vahvistus ennen pääsyä organisaation tietoihin; käsittelijän tuki kirjautuu vain Google-tilillä, jossa kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä.
- Kehitys ja julkaisu: erillinen kehitysympäristö ilman asiakastietoja, muutokset katselmoidaan, tuotantojulkaisu vain hyväksytyistä versioista.
- Henkilöstö: pääsy tuotantotietoihin vain nimetyillä henkilöillä, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.
Liite 3: Alihankkijat
| Alihankkija | Palvelu | Sijainti | Siirtoperuste |
|---|---|---|---|
| Google Ireland Limited (Firebase) ja Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud -palvelut, kuten Cloud Firestore), molemmat Dublin, Irlanti. Alikäsittelijänä Google LLC (Yhdysvallat). | Firebase: Cloud Firestore (tietokanta), Authentication (kirjautuminen), Hosting (sivujen jakelu) | Tietokanta: Suomi (europe-north1). Kirjautuminen ja jakelu: maailmanlaajuinen | EU–US Data Privacy Framework, vakiosopimuslausekkeet |
| GitHub, Inc. (Microsoft) | Ajastetut taustatyöt (muistutukset, siivous), käsittelevät tietoja muistissa ajon aikana | Yhdysvallat | EU–US Data Privacy Framework, vakiosopimuslausekkeet |
Allekirjoitukset
[Paikka ja päivämäärä]
Rekisterinpitäjä: [nimi, asema, allekirjoitus]
Käsittelijä, Meteriot Oy: [nimi, asema, allekirjoitus]